Değerli Mükellefim,

İşyerinize personel alımınız İş Kanunu çerçevesinde hem İşverene hem de işçiye önemli sorumluluklar yüklemektedir.

Bu yazımda sizlere bu sorumlulukların yerine getirilmesi için gerekli evrakları ve personel adayından ne tür belgeler talep edeceğinizi ve iş süreci içerisinde hangi belgeleri özlük dosyasında yer alması gerektiğinde bahsedeceğim.

1- Personel İş Sözleşmesi

Personel İş Sözleşmesi Aday Personel ile işyerinde yapacağı işlerin tanımı, çalışacağı saatleri, personele yapılacak bildirimlerin usul ve esaslarının yer aldığı Özlük Dosyasında Bulunması ZORUNLU bir evraktır. Personel İş Sözleşmesi Türleri aşağıdaki gibidir.

1- Belirsiz Süreli İş Sözleşmesi

2- Belirli Süreli İş Sözleşmesi

3- Kısmi Süreli İş Sözleşmesi

Tam Zamanlı Çalışma: Personelin haftalık 30 saatten fazla 45 saatten az çalıştırılacağı anlamına gelir. Bir personel günlük en fazla 11 saat haftalık en fazla 45 saat çalıştırılır. Personelin 45 saatten fazla çalışması durumunda personelin maaşının fazla mesai dikkate alınarak hesaplanması gerekecektir.

Yarı Zamanlı Çalıştırma: Personelin haftalık En Fazla 30 saat çalıştırılacağı anlamına gelir.

Belirli Sürelinin anlamı; İş sözleşmesinin belirli bir süreye kadar geçerli olacağını, bu süreden sonra personelle iş ilişkisinin sonlanacağını belirtir.

Belirsiz Sürenin anlamı: İş ilişkisinin bir süreye bağlı olarak yapılmadığı sözleşmelere belirsiz süreli iş sözleşmesi denilmektedir. Başka bir deyişle çalışanın ne kadar süre ile çalışacağı, yaptığı işin ne zaman sona ereceği gibi bilgiler açıkça yazılı bir şekilde kararlaştırılmadığı sözleşmedir.

2- Aile Durum Bildirgesi

Personelin Aylık Gelir Vergisinden Mahsup Edilecek Asgari Geçin İndiriminin Tespiti için doldurulması zorunlu olan Yasal Belgedir. (2022 dönemi için uygulanmamaktadır.)

3- Sağlık Raporu

Personelin işe başlamadan önce Özlük Dosyasına konulmak üzere talep edilmelidir.

4- İşe Girişte Personel Özlük Dosyasında Bulundurmanız Gereken Diğer Belgeler

• Nüfus cüzdanı fotokopisi
• Nüfus kayıt örneği
• İkametgâh Belgesi
• Diploma fotokopisi
• Kan grubu kartı
• Adli sicil kaydı
• 2 adet resim
• Askerlik durumunu gösteren belge
• İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi
• SGK işe giriş bildirgesi

5- Personel Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Diğer Belgeler

• Teşvikten faydalanılıyorsa bunu gösteren belgeler
• Personel engelli ise Sakatlık Raporu Fotokopisi ya da aslı
• Sakatlık indiriminden faydalanan işçi için Gelir İdaresi Başkalığından alınmış indirim yazısı
• Eski Hükümlü, Terör Mağduru veya Engelli işçinin İŞKUR müracaat kayıt evrakı
• İşçi 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi
• Yabancı işçiler için çalışma izni kartı fotokopisi ya da izin belgesi

• Fazla mesai için işçinin onay verdiğini gösteren imzalı belge
• Teslim edilen araç gereçler var ise bunların zimmet belgesi
• İşin niteliğine uygun muayene raporları
• Periyodik sağlık kontrolü gerektiren işler için sağlık raporları
• Ağır ve Tehlikeli İşlerde çalıştırılan personellerin bilgilerinin olduğu liste
• Şoför işçi için ehliyet fotokopisi
• İşçinin değişen vardiyalarla çalışması halinde haftalık çalışma saatlerini gösteren posta çizelgesi

• Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri,
• Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri,
• İşçi hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, işçiden istenen savunma talep yazısı, işçinin savunması, işçiye verilen uyarılar,
• İstirahat ve iş göremezlik raporları
• İmzalı bordrolar/ücret pusulaları
• Ücret Kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler
• Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları,
• Performans değerlendirme formları
• İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri
• İş kazası tutanağı
• Geçici olarak bir başka işyerine devredilecek işçinin rızasını gösteren belge
• İşçi hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar

• İşe Başvuru Formu
• İş Teklif Formu
• Evlilik cüzdanı fotokopisi
• Referans mektupları
• Özgeçmişler
• Bakmakla yükümlü olunan kişilerin kimlik fotokopileri
• Daha önceki işyerinden alınmış bonservis/hizmet/çalışma belgesi
• O ay için bir önceki işyerinde Asgari Geçim İndiriminden faydalandığını gösteren belge

Personel özlük dosyası SGK İncelemelerinde en kolay tespit edilen eksiklik olup işveren tarafından muhakkak oluşturulması gerekmektedir.